Alguns pensam que é impossível realizar uma festa sem gastar além do planejado. É comum as pessoas acreditarem que com muita criatividade e mãos na massa seja possível fazer uma festa bonita e barata. E isso é verdade. É possível fazer uma festa linda, animada e divertida mesmo com um orçamento enxuto. Independente se a festa será pequena ou grande, simples ou luxuosa, sem planejamento fica muito difícil não gastar além do previsto.
Mas com organização, atenção e uma planilha para controle do orçamento, é possível se ater aos custos planejados. Isso porquê a planilha permite que se faça um reajuste em outros itens, sempre que um item consome mais que o previsto. Para te ajudar nesta tarefa de planejamento e orçamento, montamos uma planilha de controle dos custos de uma festa. Mas antes de baixar ela (link no final do artigo), temos algumas dicas para te ajudar a manter o foco durante todo o planejamento e contratação de serviços e produtos.
1. Defina o tema, data e local com antecedência
Um dos principais desafios de todo organizador de festa é a definição do tema. São infinitas possibilidades, do infantil ao adulto, seja um chá revelação, aniversário, bodas ou casamento. Definindo o tema – e a paleta de cores da festa – será possível ir comprando os itens de decoração aos poucos, aproveitando ofertas e promoções das lojas especializadas, ou contratar com antecedência serviços profissionais de decoração especializados em personalizados e decoração.
É importante também definir a data e verificar se o local previsto (se não for em casa) estará disponível. Ter as datas flexíveis permite uma melhor negociação com os espaços de eventos.
2. Refine sua lista de convidados
Essa é uma tarefa muito difícil, e muitas vezes dolorosas. Quem deve ser convidado? Quem merece ser convidado? Seja realista, nem sempre uma pessoa que “deva” ser convidada “mereça” ser convidada. Em tempos de pandemia, menos é mais. Restrinja sua lista de convidados às pessoas que você realmente quer compartilhar este momento especial. Lembre-se que cada convidado representa um custo X na festa, então, convide somente as pessoas que fazem a diferença – normalmente são as pessoas que estarão presentes na sua vida naquele dia e provavelmente sempre! Para convidados que “deveriam” ser convidados, a pandemia é uma boa “justificativa” para uma festa mais intimista.
3. Faça uma lista de tudo que gostaria de ter na festa
Com o número certo de convidados (adultos e crianças), é hora de listar todos os itens que você gostaria de ter na sua festa: do convite, à comida e bebida, ao entretenimento e iluminação, até as lembrancinhas. Não deixe nenhum desejo de fora. Sonhar é o primeiro passo para uma festa incrível!
4. Transfira seu sonho para a planilha
Uma vez que tenha esta lista em mãos, baixe a nossa planilha de controle de orçamento para festas (link abaixo), e preencha todos os itens. O próximo passo é orçar cada um deles, com pelo menos um fornecedor, para que você tenha uma base de cálculo orçamentário. Veja também quais itens você consegue facilmente sem custo – doação, empréstimo, troca de serviços, etc. Nesse caso é bom que a outra parte possa se comprometer com a data escolhida.
5. Defina seu orçamento base – e corte gastos desnecessários
Com a festa dos sonhos orçadas, vamos ao passo mais sério: definir seu orçamento. A soma de todos os itens ficou abaixo ou acima do que você tinha em mente como orçamento?
Se ficou abaixo, excelente. Mas na grande maioria das vezes, o orçamento previsto ficou acima do idealizado. O primeiro passo, é ver se consegue a verba complementar com uma parte comprometida com a festa: o pai, o noivo, os avós, um padrinho envolvido na festa, etc. Se não for o caso, não há o que fazer, senão cortar gastos desnecessários. Nesse caso, seja realista e comece cortando tudo o que não for essencial.
Quanto aos itens essenciais, antes de comprar, pesquise o preço e condições de diversos fornecedores até encontrar a melhor opção. E lembre-se de se cadastrar na nossa #ListaVIP para receber ofertas exclusivas de nossos parceiros.
Lembre-se que para organizar uma festa realmente animada, não é necessário ter um orçamento infinito. Siga com seu sonho, ajuste seu orçamento à sua realidade, e preferencialmente, não se endivide. A festa é temporária, e pode ser linda e memorável mesmo se for mais simples, mas um comprometimento orçamentário além da sua capacidade de pagamento é dor de cabeça na certa, por um longo tempo.
Então, exercite sua criatividade, encante-se com as possibilidades e pesquise bons fornecedores aqui para executar cada item da sua lista. Valorize o trabalho de cada profissional, que será o seu parceiro nesta empreitada, e negocie condições favoráveis dentro do seu orçamento. Organizar uma festa te permite curtir a festa desde o primeiro momento, a cada etapa vencida. Com planejamento, dedicação, organização e com escolhas criteriosas, sua festa será – sem dúvida alguma – realmente incrível e você se sentirá imensamente gratificada!
Download sua planilha aqui
Download sua planilha gratuitamente >>
