Planejar uma festa é muito divertido, mas pode ser um enorme desafio, especialmente se você tiver um orçamento limitado. Neste artigo trazemos algumas dicas para te ajudar a fazer uma festa incrível, sem estourar o limite do seu orçamento.
Prepare um briefing
Mesmo que você mesma planeje a festa, prepare um briefing especificando tudo o que deseja para sua festa. É importante definir o tipo de evento, determinar o número de convidados, definir o local e data e escolher um tema. O briefing irá ser seu mapa, seu guia, e te ajudar a manter dentro do foco da sua festa. Com o briefing pronto, por exemplo, você já pode ter uma boa ideia do que será necessário para fazer sua festa ser um sucesso, e poderá começar a pensar no cardápio, no entretenimento e na decoração que irão compor seu evento.
Defina o orçamento
Quanto você tem disponível ou quanto está disposto a investir na sua festa? Há festas simples, realizadas com verbas tímidas, e há eventos de meio milhões de reais. Então, um das melhores maneiras de garantir que você não estoure seu orçamento é justamente definir um orçamento total para o evento, e um orçamento detalhado antes de começar a planejar a festa. Exemplo: “posso gastar XXX reais no total, sendo que para a decoração estou disposta a gastar XX, para a comida XX e para bebidas XX (%)… ” e assim por diante. Então, ao contratar um fornecedor, você saberá o seu teto para aquele item, e que, se gastar mais, terá que reduzir em algum outro item da lista.
Utilize planilhas para a gestão do evento
Por isso mesmo, um bom planejamento inclui o uso de planilhas específicas como a que disponibilizamos, gratuitamente, neste link. Nas planilhas que você pode baixar gratuitamente, você poderá listar o orçamento de todos os itens, somar custos e atribuir corretamente a lista de convidados para ter uma boa visão geral do seu evento.
Limite os convidados – é chato, mas necessário!
Uma maneira eficiente de manter sua festa dentro do seu orçamento é limitar o número de convidados. Ao fazer a sua lista, a tendência é incluir todas as pessoas, mas nem sempre é viável fazer uma festa para 100, 200 ou 1000 pessoas. Seja realista. Se você estiver planejando uma festa de casamento, por exemplo, considere limitar o número de convidados para aqueles que são realmente próximos do casal. Lembre-se que crianças, embora muitas vezes não gerem um custo de buffet, precisam sentar-se perto dos pais e daí o número de mesas e cadeiras aumenta, o que causa um aumento no valor da decoração e até mesmo a necessidade de um salão de festas maior. Portanto, avalie sua lista de convidados e veja até onde é viável ter uma lista ampla e onde você pode reduzir.
Selecione um local de fácil acesso
Lugares muito distantes do centro da cidade geram maiores custos na hora da contratação dos fornecedores. Você também pode economizar ao escolher um local que não tenha um custo de locação muito alto. Por exemplo, se você estiver planejando um evento ao ar livre, considere usar um parque local ou um espaço público. Lembre-se de verificar com a prefeitura o valor da taxa de licença para uso, se houver. Mas tenha certeza de que haverá a infraestrutura necessária para o seu tipo de evento.
Faça suas compras em atacado
Se você mesma for providenciar flores, alimentos e bebidas, planeje suas compras com antecedência e compre no atacado. O mesmo vale para descartáveis utilizados na festa.
Providencie decorações acessíveis e recicladas
Finalmente, você pode economizar ao usar itens decorativos que já tenha em casa ou feitos com materiais recicláveis – vidros, tecidos, fitas, guardanapos e toalhas são facilmente reutilizáveis. A depender do tema, horário e local da festa, e da criatividade de cada um, a decoração pode ser preparada com bom gosto e com pouco gasto. Sempre há uma amiga ou alguém na família com jeito e bom gosto que pode ajudar a criar uma decoração bacana, simples, mas encantadora. Lembre-se que pedir ajuda é fundamental para manter custos dentro do orçamento.
Seguindo estas dicas é possível manter sua festa dentro do orçamento inicialmente estabelecido, sem sacrificar qualidade e bom gosto!
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